“Impossibile lavorare senza Uala”. Intervista a Giuseppe Ruggieri di Grant Parrucchieri

Giuseppe Ruggieri è il general manager del salone “I Grant Parrucchieri”. Un Atelier che a Milano fa parlare di sé, tra una passerella, eventi di moda ed il tappeto rosso.

L’abbiamo intervistato, con l’obiettivo di capire quali fossero i problemi che vedeva nel suo salone, quali di questi è riuscito a risolvere e soprattutto come ha fatto a risolverli. Nel corso dell’intervista abbiamo parlato anche di futuro, di come egli vede il futuro del proprio salone e quello del settore Hairstyling.

Ovviamente non sono mancati passaggi dettagliati e ricchi di informazioni molto utili in cui ci ha parlato di come si siano evoluti i gestionali a supporto dei saloni di bellezza, strumenti che stanno completamente rivoluzionando:

  • la gestione e la presa dell’appuntamento,
  • l’organizzazione dello staff,
  • il tasso di no-show (i clienti che non si presentano senza preavviso).
Staff Grant Parrucchieri Milano

Il problema principale

Siamo partiti andando dritti al sodo. Come prima domanda infatti, abbiamo chiesto a Giuseppe quale fosse il principale problema che voleva risolvere per la sua attività.

È emerso che la procedura per poter prendere e gestire gli appuntamenti fosse complessa e obsoleta, completamente manuale e lasciava poche possibilità di controllo per il salone.

Di fatto ci si affidava in gran parte al cliente stesso:

  • se un cliente voleva un appuntamento, allora doveva chiamare in orario di apertura e in alcuni casi addirittura pazientare che qualcuno si liberasse per poter gestire la chiamata;
  • se si dimenticava l’appuntamento o non aveva la premura di avvisare, il salone poteva solo sperare in un cliente last minute che avesse colmato quel vuoto.

Vuoto che in termini pratici vuol dire mancato guadagno.

Proprio questo aspetto è risultato essere il principale problema del salone: un alto tasso di clienti che non si presentavano agli appuntamenti, senza dare alcun preavviso. 

“Era difficilissimo rimpiazzare una cliente, soprattutto quando c’erano da fare lavori tecnici che richiedevano un collaboratore occupato per 3/4 ore, questo comportava disorganizzazione e soprattutto perdita di incasso.”

Un problema, questo dei cosiddetti “no-show” (ossia clienti che senza preavviso non si presentano), che purtroppo affligge moltissimi saloni e che incide in modo considerevole sul fatturato.

La soluzione

Giuseppe, per sua fortuna, ci ha parlato di questi problemi al passato, perché è riuscito a ridurre di molto il tasso di “no-show”, oltre che a migliorare notevolmente la gestione degli appuntamenti e dello staff.

Le sue parole sono state:

“Organizzazione e niente perdita di tempo, inoltre il tasso di no-shows è quasi scomparso. Su 50 casi forse, 2 clienti ora non si presentano”.

Ad oggi, Giuseppe sente di avere il controllo totale del suo salone; sa esattamente cosa succede, come è impostata ogni giornata e può fare affidamento su dati certi sempre disponibili, anche quando non è fisicamente presente.

“Con Uala, anche se non sei fisicamente dentro il salone, in realtà ci sei: perché puoi controllare ciò che succede ovunque”.

Grazie alla possibilità di avere il suo gestionale su più dispositivi contemporaneamente, Giuseppe riesce a monitorare anche da remoto gli appuntamenti e l’organizzazione dello staff in caso di imprevisti, ovunque egli sia ed in qualsiasi momento della giornata.

Ma come ha fatto Giuseppe a ridurre così tanto il tasso dei clienti che non si presentavano all’appuntamento?

Semplice, inviando dei promemoria via SMS alle proprie clienti.

Ovviamente non è stato un risultato immediato, sono stati fatti dei test per capire quale fosse il timing ideale in cui inviare i reminder; proprio grazie questi esperimenti Giuseppe ha dedotto che:

  • Un promemoria inviato qualche ora prima dell’appuntamento, favorisce la puntualità della cliente, ma non da tempo al salone di rimpiazzare l’appuntamento;
  • Inviare un reminder 48 ore prima dell’appuntamento, al contrario da modo di trovare eventuali sostituzioni alternative, tuttavia non risolve il problema “dimenticanza”;
  • Un giorno prima invece è il timing ideale; con un preavviso di 24 ore si da modo alla cliente di ricordarsi dell’appuntamento, mantenendo comunque un margine tale da poter trovare eventuali sostituzioni tra le clienti dell’ultimo minuto.
Schermata del gestionale Uala sezione impostazione notifiche

Senza il supporto di un gestionale come Uala, avrebbe dovuto inviare manualmente i messaggi con diverse tempistiche e valutarne le prestazioni in modo altrettanto manuale; un lavoro tutt’altro che semplice ed immediato per il quale avrebbe dovuto necessariamente sacrificare un po’ del suo tempo libero.

Ciò che ci ha detto Giuseppe invece è tutt’altro:

Ho più tempo libero da sfruttare in maniera diversa e per concentrarmi su altri aspetti del salone.”

La semplicità di utilizzo di Uala, permette di gestire facilmente il salone in poco tempo. Le stesse cose che prima gli occupavano anche 2 ore al giorno, ora vengono svolte con Uala in meno della metà del tempo.

Questo si traduce, in termini pratici, nell’avere la possibilità di dedicarsi ad altre attività; dallo studio di nuove promozioni, alla cura delle clienti fino all’analisi della situazione stessa del salone; tutte attività che spesso vengono trascurate o fatte in modo affrettato e troppo superficiale per l’importanza che esse ricoprono.

Spesso purtroppo, la quotidianità del salone ci assorbe impedendo di “alzare la testa” ed osservare tutto il contesto.

Una gestione migliore e più efficiente

Per quanto sia fondamentale ridurre il numero di clienti che non si presentano agli appuntamenti, e sebbene sia importante avere del tempo libero per dedicarsi alla gestione del proprio salone, questi non sono gli unici risultati che Giuseppe ha raggiunto.

L’organizzazione degli appuntamenti, così come la gestione dello staff sono da sempre aspetti fondamentali per un salone di bellezza. Giuseppe ci ha spiegato come li ha ottimizzati, parlandoci di numeri e di colori

Anche l’organizzazione dello staff è cambiata. Mi spiego meglio, ogni servizio io l’ho associato ad un colore diverso e ora i miei collaboratori solo guardando il colore sanno che trattamento o servizio devono fare. Basta l’immagine visiva, i collaboratori già sanno com’è strutturata la loro giornata, senza neanche dover andare a leggere.

Le tantissime possibilità di personalizzazione di Uala lo rendono lo strumento perfetto per qualunque salone, proprio perché plasmabile alle necessità del salone stesso.

Vuoi impostare il calendario assegnando un colore a ciascuna tipologia di servizio? Fai come Giuseppe ed il tuo staff avrà la possibilità di organizzarsi facilmente con un semplice sguardo alla propria agenda.

Quanto costa prendere un appuntamento al telefono?

Giuseppe ci ha spiegato un semplice calcolo che ha fatto per rispondere a questa importantissima domanda, all’interno del suo salone.

“Abbiamo calcolato quanto tempo lavorativo di un collaboratore si possa risparmiare solo grazie alla velocità della presa dell’appuntamento.

Prendendo un appuntamento con l’agenda digitale Uala si risparmia di media 30 secondi rispetto alla presa dell’appuntamento cartaceo…
Considerando un salone come il nostro, che prende di media 20 appuntamenti al giorno:

  • 20 x 30 secondi = a 600 secondi
  • 600 secondi sono dieci minuti
  • 10 minuti x 22 (giorni lavorativi) sono 220 minuti ovvero 4 ore e mezza lavorative.

Considerando il lavoro di una persona che prende di media 15 euro all’ora:

  • 15 x 4 ore e mezza sono 67,50 euro al mese
  • 67,50 x 12 = 810 euro all’anno.

Questo fa emergere come grazie alle funzionalità semplificate e veloci, du Uala, non solo si ottimizza il lavoro, ma si riesce a risparmiare quasi mille euro all’anno di lavoro di un collaboratore.”

Uala è come una macchina che corre. Se sei a bordo della macchina che corre, corri anche tu.

Giuseppe Ruggeri

Il futuro

Intervistando Giuseppe, non abbiamo parlato solo del passato e del presente, non ci siamo confrontati solo sui problemi che aveva ieri e dei risultati raggiunti ad oggi.

Abbiamo chiesto lui come vede il futuro per il suo salone e per il settore dell’hairstyling in generale.

La risposta è stata netta: “Bene!”

Ci ha poi spiegato…

“Soprattutto per quanto riguarda l’operatività all’interno del salone, il tema che a me sta più a cuore, perché la vedo insieme a Uala.”

Grazie alla tecnologia e a supporti gestionali all’avanguardia, si può gestire tutta l’operatività del salone in un tempo molto ridotto. Si migliorano le prestazioni, si riducono i costi e soprattutto si crea tempo libero.

Proprio grazie al tempo libero, un buon imprenditore riesce ad analizzare a fondo l’andamento della propria attività, intervenire con misure correttive se necessarie, fare formazione (per sé o per il proprio staff), studiare nuove promozioni o semplicemente coccolare e fidelizzare le proprie clienti.

Abbiamo poi concluso la nostra intervista con una domanda molto semplice:

A chi consiglieresti Uala? E come mai?

Giuseppe ci ha risposto:

A tutti i parrucchieri, ma per forza. Io onestamente senza la mia agenda Uala non saprei cosa fare e dove parare il colpo.

“Lo consiglio perchè Uala è sinonimo di tecnologia e futuro. Solo grazie a Uala potremo essere ancora più performanti.”

Se vuoi scoprire tutte le funzionalità dell’agenda Uala, rivoluzionare l’organizzazione del salone e del team richiedi subito una demo gratuita.

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